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Nous prendrons tout le temps nécessaire afin
de définir avec vous les besoins en ressources
humaines et matérielles et d’élaborer
un échéancier réaliste.
Nous désirons de plus vous faire profiter de
notre vaste réseau de fournisseurs. Qu’il
s’agisse de rechercher du financement, de choisir
et de produire les outils promotionnels, ou de créer
un site Internet, nos partenaires se révéleront
fiables et compétents.
Planification financière
Cet aspect mérite une attention toute particulière.Voilà
pourquoi nous vous aiderons à établir
les procédures de validation du budget, à
ouvrir un compte, à définir les politiques
fiscales et organisationnelles que l’organisation
doit se donner, à acheter les assurances requises,
ainsi qu’à produire les rapports de taxes
et gérer les différents crédits
d’impôts et les fonds de démarrage.
Notre comptable s’assurera du respect de votre
budget. Il s’occupera aussi de l’émission
des factures aux clients, de la réception des
paiements, la tenue des livres et la vérification
des comptes, de l’élaboration des états
financiers et de la remise de la facture globale à
la fin de l’événement.
Aide financière
et commandites
Nous pouvons vous assister dans la recherche de financement
et la production des documents relatifs aux offres de
commandite et de visibilité. Nos conseils vous
seront aussi utiles pour les demandes de subventions
gouvernementales.
Secrétariat
de l’événement
Nous mettons à votre disposition, ici même
à Québec, les ressources humaines et matérielles
nécessaires à l’établissement
d’un secrétariat permanent.
Centre nerveux de l’événement,
le secrétariat gère toutes questions relatives
à celui-ci : dates, thème du congrès,
contenu du programme, durée des activités,
inscriptions, etc.
Assistance dans
la conception de la programmation
Programme scientifique
L’intérêt que suscitera
votre événement repose en grande partie
sur la programmation. Vous devrez former le comité
scientifique, constitué de gens ayant l’expertise
et la disponibilité nécessaires à
l’élaboration de ce contenu. Il déterminera
les thèmes et sous-thèmes de l’événement
et sélectionnera les conférenciers.
Nous vous assisterons dans l’élaboration
de l’horaire de présentation ainsi que
dans le suivi avec les conférenciers sélectionnés.
Programme social
À votre demande, nous organisons,
planifions et gérons toutes les activités
sociales reliées à votre événement,
que celles-ci aient lieu sur le site même de l’événement
ou ailleurs.
Notre expertise nous permet d’élaborer
un programme laissant suffisamment de latitude aux participants
pour qu’ils puissent jouir au maximum de l’événement
et des contacts qu’il pourront s’y faire.
Site Internet de l’événement
Nous pouvons vous conseiller dans le choix des fournisseurs
pour la conception, la production, la réservation
du nom de domaine, l’hébergement et la
mise en ligne de votre site Internet.
Promotion de l’événement
La qualité de la promotion déterminera
le taux de participation à votre événement.
À cet effet, nous vous conseillerons dans le
choix des outils promotionnels (image corporative, programme,
placement média, trousse pour les participants,
stand d’information, etc.) et dans les étapes
de conception et production que cela implique.
Gestion de l’appel
des résumés
Un formulaire en ligne, relié à votre
site Internet au moyen d’un hyperlien, sera créé.
Il permettra aux auteurs l’envoi de leur texte.
Les paramètres de présentation (ex. :
nombre de caractères ou de lignes alloués,
typographie à utiliser, informations personnelles
à transmettre, procédures d’acceptation
des résumés, etc.) y seront indiqués
afin de rendre cette étape simple.
Organisation de l’exposition
Production d’une pochette pour les exposants
et commanditaires, vente de stands d’exposition,
suivi fournisseurs/exposants, gestion sur le site même
de l’événement, montage et démontage
des stands, manutention, aménagement et signalisation
: tous ces services seront supervisés en étroite
collaboration avec le secrétariat de l’événement.
Nous nous assurerons que tous les intervenants répondent
aux attentes et aux exigences des exposants.
Location de matériel
audiovisuel et interprétation simultanée
Nous planifions et coordonnons l’ensemble des
ateliers et des conférences, en plus de nous
charger du montage des salles (projections et matériel
audiovisuel). Nous travaillons avec vos conférenciers
afin de nous assurer qu’ils bénéficient
de tout le matériel nécessaire à
leurs présentations, en conformité avec
le programme et le contrat de location du lieu où
se tiendra votre événement.
L’organisation d’un tel événement,
qu’il soit national ou international, implique
souvent l’utilisation de services d’interprétation
simultanée en deux ou trois langues. Nous pouvons
vous assister dans le choix des meilleures solutions
techniques, ainsi que pour l’embauche d’interprètes
compétents et expérimentés.
Soutien opérationnel
et logistique
Un suivi rigoureux et un contact étroit avec
les fournisseurs permettent d’assurer un bon déroulement
de l’ensemble des services de soutien.
Qu’il s’agisse de l’embauche de
photographes, la gestion des télécommunications,
le respect de la grille horaire, l’aménagement
et le montage des salles ou le soutien technique, nous
veillons à ce que tout se déroule selon
vos exigences.
Services aux conférenciers
Avec l’aide du comité organisateur, nous
prenons en charge la réservation des chambres
d’hôtels et des billets d’avion des
conférenciers, en fonction de leurs besoins et/ou
selon les autres privilèges accordés par
le comité organisateur.
Service d'orientation
des participants
Une signalisation adéquate sera mise en place
partout où il sera nécessaire afin d’orienter
les présentateurs et participants vers les lieux
de leurs activités. Nous prenons en charge la
production des panneaux d’affichage, des écrans
directionnels et de tout autre matériel requis.
Production de rapports
de visibilité
Les rapports de visibilité, rédigés
selon les termes des ententes, établissent auprès
de vos partenaires et commanditaires où et comment
leur image a été diffusée : affiches,
projections audiovisuelles, presse écrite et
électronique, publications, discours, etc.
Nous pouvons rédiger ou vous assister dans
la rédaction de ces rapports qui leur seront
remis après la tenue de l’événement.
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