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Les transferts de bases de
données
Si vous préférez gérer vous-mêmes
les inscriptions, vous pouvez faire appel à nos
services de :
- Publipostage d’une communication
- Production d’insignes d’identification
personnalisés avec code à barres
- Saisie des inscriptions
Le publipostage d’informations
Les informations récoltées au cours
des déplacements promotionnels ou grâce
aux formulaires d’intérêt complétés
à ces occasions, peuvent être saisies par
notre personnel dans le logiciel Inscript.
La base de données ainsi constituée permettra
de cibler les envois de formulaires d’inscription,
de programmes, d’appels de résumés
ou encore de lettres de remerciements.
Les inscriptions
L’information recueillie grâce aux formulaires
d’inscription est intégrée dans
une base de données unique. Les participants
recevront un avis de réception, une confirmation
d’inscription ou une facture. De plus, ce service
peut inclure l’opération d’une centrale
téléphonique où les participants
pourront obtenir tous les renseignements relatifs à
l’événement.
Un comptoir d’inscription, tenu par des membres
de notre équipe, sera installé sur place.
Il sera donc possible de s’y inscrire en tout
temps ou de payer un solde de facture.
Les formulaire d’inscription
en ligne
Nous avons développé un savoir-faire
dans la conception de formulaires « en ligne ».
Disponibles en tout temps, n’importe où
dans le monde et dans toutes les langues officielles
de l’événement, ces formulaires
sont mis en ligne en hyperlien sur le site Internet
de votre choix. Les délégués peuvent
procéder eux-mêmes à la saisie des
informations requises.
Les participants recevront un avis de réception
et une confirmation d’inscription.
La gestion des accès
aux activités
L’inscription aux activités sociales
et scientifiques peut se faire individuellement. Cela
permet d’ajuster les besoins logistiques en cours
de planification, de limiter éventuellement le
nombre d’inscriptions et de contrôler la
participation par activité tout au long de l’événement.
La création d'insignes
d’identification avec code à barres personnalisés
Une couleur par catégorie de participants,
un nom et un code à barres personnel : l’insigne
d’identification personnalisé, permet d’identifier
rapidement et discrètement les participants.
La location de lecteurs de
code à barres
Nous mettons à la disposition des organisateurs
et des exposants des lecteurs de code à barres
pour :
- Réaliser des sondages pendant l’événement
- Contrôler l’accès aux salles
et aux activités sociales et touristiques
-
Attribuer des crédits de formation continue
- Constituer une liste de visiteurs par stand
- Réunir de précieuses informations
sur les besoins et les intérêts de clients
potentiels
- Obtenir les coordonnées
des visiteurs
La gestion des frais d’inscription
Notre équipement permet la gestion des encaissements
de frais d’inscription à nos bureaux et
sur le lieu de l’événement.
Le traitement des factures étant effectué
par notre logiciel d’inscription, les informations
et items suivants sont disponibles pour le comité
organisateur en tout temps :
- Rapports ou listes d’encaissements
- Soldes à encaisser
- Détails desprestations payées par participant
- Frais bancaires occasionnés par les transactions
La production de
rapports complets de l'événement
Dès le début des inscriptions, et dans
le but de contrôler l’évolution des
inscriptions, nous pouvons vous fournir des rapports
détaillés, tels que :
- Liste de participants triés par pays
- Liste et statistiques des nouvelles inscriptions
hebdomadaires (triées par pays)
- Liste
et statistiques des modifications et annulations hebdomadaires
(triées par pays)
- Statistiques d’inscriptions
aux activités
- Taux de participation
aux ateliers, conférences, etc.
- Sommaire
des comptes financiers et rapport de vente
- Statistiques de ventes par région
- Liste
des comptes à recevoir
Ce suivi régulier permet aussi de procéder
à des ajustements logistiques en fonction du
taux de réponses obtenu. Ces rapports sont disponibles
selon vos besoins.
L'opération
de la centrale d’hébergement
La centrale d’hébergement est fortement
recommandée si vous faites affaire avec plus
de deux hôtels. Elle facilite la recherche d’une
chambre et simplifie la réservation pour les
participants.
La centrale d’hébergement contrôle
les nuitées négociées (blocs de
chambres) dans les établissements hôteliers,
sert d’intermédiaire* entre les hôtels
et les participants, en plus de répondre aux
informations et aux demandes particulières de
ces derniers.
* Nous ne gérons pas le paiement des chambres.
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